| Mērķis personas datu apstrādei |
Darbinieku atlases procesa nodrošināšanai un no tā izrietošo tiesību un pienākumu realizēšanai. |
| Apstrādes juridiskais pamats |
- Ja pretendents piesakās dalībai atlases procesā un iesniedz nepieciešamo
informāciju un/vai dokumentus, pašvaldības institūcija šīs rīcības rezultātā saņem un
apstrādā pretendenta personas datus.
- Juridiskais pamatojums personas datu apstrādei iekšējo noteikumu 8. punktā
minētajam nolūkam ir personas datu apstrāde, kas vajadzīga:
2.1. lai izpildītu uz pašvaldību attiecināmu juridisku pienākumu (Regulas 6. panta
1. punkta c) apakšpunkts un Darba likums);
2.2. pasākumu veikšanai pēc datu subjekta pieprasījuma pirms līguma noslēgšanas
(Regulas 6. panta 1. punkta c) apakšpunkts);
2.3. pašvaldības leģitīmo interešu ievērošanai (Regulas 6. panta 1. punkta
f) apakšpunkts), t. i., saņemot pretendenta pieteikumu, pašvaldībai rodas tiesiska interese
apstrādāt pretendenta saņemto pieteikumu, izvērtējot tajā sniegto informāciju, organizējot
pārrunu procedūru, veicot pārrunas un nodrošinoties ar pierādījumiem, kas pamato attiecīgā
procesa tiesisku norisi.
- Pašvaldības institūcija var pārbaudīt pretendenta iesniegtās informācijas
patiesumu, lai nodrošinātu pašvaldības leģitīmo interešu ievērošanu, tāpēc atlases procesā
pretendentam var tikt lūgts norādīt avotus papildu informācijas iegūšanai. Pretendentam ir
tiesības iesniegt citu personu personas datus tikai izņēmuma gadījumā, piemēram,
iesniedzot tās personas datus, kura sniedz vai varētu sniegt pašvaldībai atsauksmi par
pretendenta iepriekšējo darba pieredzi. Šādos gadījumos pretendents kā pārzinis ir atbildīgs
par šo personas datu iesniegšanas pašvaldībā tiesisko pamatu un citu attiecināmo prasību
izpildi;
- Ja par atlases procesa tiesiskumu ir celta prasība tiesā, pretendenta personas datu
apstrāde var būt nepieciešama pašvaldības leģitīmo interešu ievērošanai – pierādījumu
nodrošināšanai. Prasījuma celšana ir uzskatāma par pretendenta personas datu apstrādes
juridisko pamatu (Regulas 6. punkta 1. punkta f) apakšpunkts), un pretendentam uz
konkrētās piekrišanas pamata iesniegtie personas dati netiks dzēsti līdz tiesvedības beigām,
ja vien prasība tiesā nav atsaukta.
|
| Iespējamie personas datu saņēmēji |
- 1. Personāla atlases ietvaros iegūto personas datu saņēmēji ir:
1.1. darba devējs;
1.2. atlases komisijas locekļi, t. sk. pašvaldības institūcijas personāla
speciālists/-i, kas strādā ar konkrēto personāla atlasi;
1.3. pašvaldības informācijas tehnoloģiju infrastruktūras izstrādātāji/uzturētāji.
- Personas dati var tikt nodoti citiem saņēmējiem, piemēram:
2.1. komisijas pieaicinātiem ekspertiem bez balsstiesībām;
2.2. Rīgas valstspilsētas pašvaldības deputātiem normatīvajos aktos noteiktajos gadījumos;
2.3. Valsts drošības dienestam – gadījumā, ja pretendentam nākotnes amata
pienākumi vai pilnvaras paredz darbu ar valsts noslēpuma objektu;
2.4. atsauksmju sniedzējiem par pretendenta iepriekšējo profesionālo pieredzi;
2.5. pašvaldības apstiprinātiem apstrādātājiem (piemēram, atlases vadības sistēmas,
profesionālā personāla atlases komersanta speciālistiem, auditoriem, juridiskiem
konsultantiem);
2.6. trešajām personām, kuras uztur reģistrus (piemēram, Sodu reģistrs, Iedzīvotāju
reģistrs un citi reģistri, kuros ir vai caur kuriem tiek nodoti personas dati);
2.7. tiesām saskaņā ar to pieprasījumu;
2.8. trešajām personām, kuras ir saistītas ar pakalpojumu sniegšanu pašvaldībai,
t. sk. pasta komersanti;
2.9. likumā noteiktajos gadījumos publiskām iestādēm (piemēram, policijai).
- 3. Pašvaldības institūcija neizpauž pretendentu personas datus vairāk, nekā
nepieciešams konkrētajam personas datu apstrādes nolūkam.
- 4. Personas datu saņēmēji var apstrādāt personas datus apstrādātāja statusā vai
pārziņa statusā. Kad personas datu saņēmējs apstrādā pretendenta personas datus savā vārdā
kā pārzinis, tas ir atbildīgs par informācijas sniegšanu pretendentam par attiecīgo personas
datu apstrādi. Šādā gadījumā pašvaldības institūcija iesaka pretendentam sazināties ar šo
personas datu saņēmēju, lai iegūtu informāciju par personas datu saņēmēja veikto personas
datu apstrādi.
|
| Laikposms, cik ilgi personas dati tiks glabāti, vai, ja tas nav iespējams, kritēriji, ko izmanto minētā laikposma noteikšanai |
- Pašvaldības institūcija glabā pretendentu personas datus tik ilgi, cik tas ir
nepieciešams šajos iekšējos noteikumos noteiktā personas datu apstrādes nolūka
sasniegšanai:
1.1. ja ar personāla atlases konkursā uzvarējušo pretendentu tiek nodibinātas darba
tiesiskās attiecības, pārējo pretendentu personas dati tiek dzēsti pēc četriem mēnešiem, sākot
no atteikuma vēstules nosūtīšanas pārējiem pretendentiem;
1.2. ja personāla atlases konkurss ir izbeigts bez rezultāta, pretendentu personas dati
tiek dzēsti pēc trim mēnešiem, sākot no atteikuma vēstules nosūtīšanas dienas visiem
pretendentiem;
1.3. iekšējo noteikumu 9. punktā minētajos gadījumos personas dati tiek dzēsti
pretendenta norādītajā termiņā, bet ne vēlāk kā pēc viena gada kopš pretendenta personas
datu iesniegšanas dienas;
1.4. ja ir celta prasība tiesā vai uzsākta tiesvedība par personāla atlases procesu,
konkrētās personāla atlases pretendentu personas dati tiek uzglabāti tik ilgi un tādā apjomā,
cik tas ir nepieciešams pašvaldības leģitīmo interešu aizstāvībai attiecībā uz pierādījumu
nodrošināšanu tiesvedības procesā; par šādas uzglabāšanas faktu tiek rakstiski informēti visi
konkrētās personāla atlases pretendenti.
- Personas atlases datu glabāšanas termiņa laikā var tikt mainīts personas datu
apstrādes nolūks, kas nozīmē, ka šajā glabāšanas laikā attiecīgi arī tiek pārjaunots
glabāšanas laiks (piemēram, ja kandidāts iesniedz sūdzību pašvaldībā un tiek uzsākts
administratīvais process, personas datu kopums, kas tiek ievietots administratīvajā lietā,
kļūst par personas datu apstrādi citam nolūkam, un tam tiek pārjaunots glabāšanas laiks).
- Ja pretendents ir atsaucis piekrišanu savu personas datu apstrādei, pašvaldības
institūcija tos nekavējoties neatgriezeniski dzēš.
|
| Kādas sekas var būt gadījumos, kad pretendents nesniegs savus datus |
- Pretendents tiek aicināts nesniegt īpašu kategoriju personas datus vai tādus
personas datus, kuri ir tieši vai netieši diskriminējoši: pretendenta fotogrāfiju, informāciju
par vecumu un informāciju par sodāmību (ja vien šādu datu sniegšana nav noteikta ārējos
tiesību aktos), informāciju par ģimenes stāvokli, datus, kas atklāj pretendenta rasi vai
etnisko piederību, politiskos uzskatus, reliģisko vai filozofisko pārliecību, dalību
arodbiedrībās, ģenētiskos datus, biometriskos datus, lai veiktu fiziskas personas unikālu
identifikāciju, veselības datus (informācija par veselības stāvokli, grūtniecību) vai datus par
fiziskas personas dzimumdzīvi vai seksuālo orientāciju. Šādi dati netiek izskatīti un tiek
neatgriezeniski dzēsti/aizklāti.
- Pretendents tiek aicināts iesniegt tikai tādus personas datus, kuri ir norādīti darba
sludinājumā kā obligāti nepieciešamie dalībai atlases procesā.
- Pārzinis ievāc Jūsu informāciju, lai veiktu personāla atlases procesu, izpildītu Pārzinim saistošos juridiskos pienākumus un, lai īstenotu savas leģitīmās intereses. Šajos gadījumos noteiktas informācijas iegūšana Pārzinim ir nepieciešama attiecīgu nolūku sasniegšanai, līdz ar to šādas informācijas nesniegšana var apdraudēt darba attiecību uzsākšanu.
|
|
Personas datu apstrādes nolūks
|
- 1. Pašvaldības institūcija apstrādā pretendentu personas datus ar nolūku personāla
atlases konkursa rezultātā noteikt atbilstīgāko no pretendentiem, ar kuru pašvaldība var
nodibināt darba tiesiskās attiecības. Šī nolūka īstenošanai pašvaldības institūcija veic šādas
darbības:
1.1. pretendentu iesniegto dokumentu saņemšana, uzskaite un izvērtēšana;
1.2. saziņa ar pretendentu;
1.3. papildu informācijas iegūšana, tostarp atsauksmju iegūšana (tikai ar pretendenta
nepārprotamā veidā dotu piekrišanu sazināties ar attiecīgajām personām);
1.4. darba intervijas organizēšana klātienē vai attālināti;
1.5. profesionālo zināšanu pārbaude;
1.6. pretendenta atbilstības amatam novērtēšana;
1.7. personas datu saglabāšana, lai nodrošinātu pierādījumus personāla atlases
procesa tiesiskai norisei;
1.8. pretendenta personas datu apstrāde nākotnes darba iespējām.
- Pašvaldības institūcija saglabā pretendenta personas datus citam, nākotnē
paredzētam personāla atlases konkursam vienīgi ar nepārprotamā veidā dotu rakstisku
piekrišanu, kā rezultātā pretendenta personas dati tiks saglabāti ne ilgāk kā vienu gadu pēc
pretendenta sniegtās piekrišanas saņemšanas. Šo piekrišanu pretendentam ir tiesības nedot,
kā arī gadījumā, ja pretendents to ir devis, viņš to var jebkurā brīdī atsaukt, nosūtot
pieprasījumu uz pašvaldības institūcijas oficiālo e-pasta adresi riga@riga.lv no e-pasta
adreses, kas minēta pretendenta CV. Šādā gadījumā visi pretendenta uz konkrētās
piekrišanas pamata iesniegtie personas dati tiks neatgriezeniski dzēsti.
|
| Attiecīgo personas datu kategorijas |
- Darba sludinājumā norādīto dokumentu un informācijas, t. sk. personas datu,
iesniegšana ir obligāta, lai pretendents varētu piedalīties personāla atlasē.
- Iekšējo noteikumu 8. punktā minētajam nolūkam pašvaldības institūcija apstrādā
šādus pretendenta personas datus:
2.1. vārds, uzvārds;
2.2. personas kods (ja tas nepieciešams pašvaldības institūcijai, lai izpildītu uz to
attiecināmu juridisku pienākumu, kas noteikts ārējos tiesību aktos);
2.3. kontaktinformācija: e-pasta adrese, tālruņa numurs;
2.4. izglītības dati, t. sk. kvalifikāciju apliecinoši dati: izglītības iestādes nosaukums,
izglītības pakāpe, veids, programmas nosaukums, iegūtā kvalifikācija, izglītības ieguves
periods;
2.5. profesionālās pieredzes dati: darba devēja nosaukums, amats, nodarbinātības
periods, amata pienākumi;
2.6. dati par prasmēm: valodu prasmes, datorprasmes u. tml.;
2.7. atlases rezultāti: atlases procesa protokols un ziņojums par rezultātu;
2.8. atsauksmju devēju sniegtie dati par pretendentu: atsauksmēs ietvertā
informācija;
2.9. komunikāciju un ierīču dati, piemēram, vizuālie un/vai audioieraksti, e-pasts,
komunikācijas rīkos fiksēti pretendentu viedokļi, kā arī citi komunikācijas mehānismi, t. sk.
ierīču dati, žurnālu ierakstu dati;
2.10. konkrētajam amatam ārējos normatīvajos aktos noteiktās ziņas (piemēram,
dati par sodāmības neesamību (Regulas 10. pants), rīcībspējas ierobežojumiem vai tml.).
- Pretendentam, ar kuru tiks nodibinātas darba tiesiskās attiecības, darba līguma
noslēgšanai pašvaldības institūcija pieprasa Darba likuma 36. pantā noteikto informāciju.
- Personāla atlases procesā pašvaldības institūcija apstrādā šādus atsauksmju
devēju personas datus:
4.1. vārds, uzvārds;
4.2. kontaktinformācija: tālruņa numurs, e-pasta adrese;
4.3. personas profesionālās pieredzes dati: darba devēja nosaukums, amats.
|
